＜連載第5回目＞
「携帯電話での出席管理システム」の運用　
－　どうしても必要な機能改善以外は行わない　－

　青森大学の出欠確認システムは、導入から本年で４年目になるが一貫して全学部・全授業で使われている。そのポイントとして、前回プロジェクト管理について解説した。そこで今回は、もう一つの大きなポイントとして、システムの機能改善について解説する。

１． 情報システムの機能改善とは

　情報システムの機能改善と言えば如何にも聞こえが良いが、その実態は、完成したプログラムに対する修正作業である。理路整然と体系が整っているプログラム群への新たなプログラムの追加である。それによって特定の機能は向上するが、その弊害としてシステム全体が複雑となり、使いにくくなることを想像するのは容易であろう。

　システム開発法に従ってシステムの機能改善を行えば、全ユーザーに効果的な改善が行えるはずである。しかし現実には、費用、時間、技術者に制約があるため、調査しないで個人の要望をそのまま機能改善としてシステムに反映することが多い。その結果、特定の個人が使い易くなった分だけ、全員が使い難くなるのである。

　病気治療では、手術や投薬をせず、生活習慣等を改善して直せるならそれが最もよい方法であろう。情報システムの機能改善も同様である。先ず、使い方を徹底的に見直した上で、それでも必要な機能だけシンプルに改善するべきである。

２． 全学部・全授業で使い続けてもらうための機能改善

　一般的には、システム導入後多くの機能改善要望が出される。それらのすべてを聴き、予算が許すなら全ての要望をシステムに反映するのが通常の対応方法である。この出欠確認システムも導入直後にも多くの教職員から多数の機能改善要望が出された。しかし私は、①全教職員に共通して大きな効果が得られる機能改善、②出欠確認には当然必要と思われる機能改善だけをシステムに追加した。その結果、極一部の機能改善要望しかシステムに反映しなかった。

　個人的な要望や使い方がハッキリしない要望などはすべて断った。それが権力を持った人からの要望でも、どれほど攻められても、罵倒されても丁寧にお断りした。出欠確認システムを全学部・全授業で活用すれば、それだけで驚くほど多大な効果が得られる。そのためには、「パソコンが使えない教員でも使える容易性」を維持し続けなければならない。安易に機能を追加すればシステムは複雑になり、使いにくくなり、最後は特定の個人しか使わないシステムになってしまう。それでは学生をケアすることができなくなってしまう。だから勇気を出して、多くの方々の機能改善要望をお断りした。言われたままに機能追加するのであれば、全教員・全授業で使い続けてもらえるシステムを維持・運用することはできない。

　次回（最終回）は、継続的に出欠確認を実施して教育効果を引き出すための作業を列挙し、その内容を解説する。